Маршрут согласования: создание, роли, условия

Маршрут согласования — это настроенная последовательность людей, которые должны рассмотреть документ, прежде чем он будет утверждён. Маршруты настраиваются в разделе «Маршруты» в верхнем меню (виден Модератору и Администратору).

#Как создать новый маршрут согласования?

1. Откройте раздел «Маршруты».
2. Нажмите «Создать» — появится черновик с именем «Новый маршрут», пока без волн (групп согласующих).
3. Введите название маршрута в поле сверху справа.
4. В блоке «Применять к типам документов» отметьте, к каким типам документов относится этот маршрут. Если выбранный тип уже привязан к другому маршруту, Кабинет спросит подтверждение на перепривязку.
5. Маршрут состоит из двух стадий, они заданы заранее и их нельзя убрать: «На согласовании» и «На подписании». Внутри каждой стадии вы добавляете волны кнопкой «Добавить волну».
6. В каждой волне нажмите «Добавить участника» и укажите, кто согласует документ на этой волне (подробнее — в следующем вопросе).
7. Нажмите «Создать» (для нового маршрута) или «Сохранить» (для уже существующего).

Маршрут нельзя сохранить пустым — Кабинет покажет сообщение «Добавьте хотя бы одного участника — маршрут без участников запускать не по кому.» Волны, в которые вы не добавили ни одного согласующего, при сохранении просто не попадут в маршрут, и Кабинет об этом скажет: «Волн без участников (1) в маршруте не сохранено.»

Волна — это группа согласующих внутри одной стадии, которая обрабатывается как единое целое: следующая волна начинается только после того, как закрыта предыдущая.

#Как настроить саму волну: режим, строгость, срок?

У каждой волны три настройки, они стоят прямо в её заголовке.

Режим работы участников:

Строгость волны:

Срок волны — сколько рабочих дней даётся на решение (по умолчанию 2, можно от 1 до 365). По этому сроку считается, просрочен документ или нет: он подсвечивается в списках и попадает в показатель «Просрочено» на главном экране. Отдельных напоминаний о приближении срока волны бот пока не присылает (см. раздел «Уведомления бота»).

Волны можно переименовывать, менять местами стрелками вверх и вниз и удалять.

#Кто может быть согласующим на волне?

При нажатии «Добавить участника» открывается меню выбора:

• Конкретный пользователь — вы выбираете сотрудника портала по имени.
• Роль — именованная роль (например, «Юрист», «Финдиректор»), которая при запуске документа автоматически определяется в конкретного человека. Роли настраиваются на вкладке «Настройки» → «Роли согласующих», см. раздел «Роли согласующих и заместители».
• Инициатор документа — сам сотрудник, который создал документ.
• По оргструктуре — руководитель инициатора. Доступны два уровня: «Руководитель (+1)» — прямой руководитель инициатора, и «Руководитель (+2)» — руководитель уровнем выше. Более глубокие уровни (руководитель третьего уровня и дальше) сейчас не поддерживаются.

Ещё два варианта — «Выбранный при запуске» и «Роль по подразделению» — видны в меню, но пока недоступны: при наведении Кабинет пишет «Доступно в следующем обновлении».

Для каждого добавленного согласующего можно отдельно включить или выключить два права: «доработка» (право вернуть документ на доработку) и «отклонить» (право полностью отклонить документ). Это разные права, они настраиваются независимо друг от друга.

Если участник добавлен как роль, под его именем видно, кто сейчас за эту роль отвечает: «Основной: Иван Петров · Заместитель: Мария Ким».

У участника может стоять условие включения — тогда рядом написано «если: …», а в схеме маршрута он показан пунктиром. Такой участник попадёт в согласование, только если условие выполнилось.

#Кто может запускать документы по этому маршруту?

Настраивается в блоке «Кому доступен запуск этого маршрута»:

#Как настроить, кого уведомить после утверждения документа?

В маршруте есть блок «Информирование об утверждении». Включите его и выберите получателей — можно отметить несколько вариантов сразу:

Отдельной галочкой можно приложить к уведомлению итоговый PDF со штампами согласования.

Те, кто получил такое уведомление, показаны в карточке документа в блоке «Информированные»: они видят документ, но не комментируют и не влияют на маршрут.

#Как проверить маршрут до запуска документа?

1. Откройте нужный маршрут.
2. Нажмите «Тест (dry-run)».

Кабинет покажет, как маршрут развернулся бы на реальном документе: во что превратятся роли и руководители по оргструктуре, какие условные участники включатся. Если кого-то подставить не получается, рядом будет пометка «не резолвится» — значит, на роль не назначен сотрудник или в оргструктуре нет нужного руководителя. Документ при этом не создаётся и никому ничего не уходит.

#Как сделать маршрут основным, выключить его или скопировать?

• «Маршрут по умолчанию для типа» — галочка в карточке маршрута. Такой маршрут подставляется сотруднику при создании документа этого типа.
• «Активен» — галочка включения. Выключенный маршрут остаётся в списке, но выбрать его при запуске нельзя. В списке маршрутов рядом с ним написано «выключен».
• «Дублировать» — создаёт копию маршрута, которую можно править.
• «Клонировать для редактирования» — то же самое для системного маршрута, который поставляется вместе с приложением: сам он помечен «Системный маршрут — только для просмотра. Дублируйте, чтобы изменить.»
• «Удалить» — удаляет маршрут после подтверждения.

В списке маршрутов у каждого видно, сколько раз по нему запускали документы («12 запусков»), сколько в нём волн и включён ли он.

#Как задать условие, при котором применяется определённый маршрут?

Условия настраиваются в разделе «Маршруты» → вкладка «Условия» (видна только Администратору) и определяют, какой из нескольких маршрутов автоматически применится к документу в зависимости от его реквизитов — например, от суммы.

1. Откройте «Маршруты» → «Условия».
2. Нажмите «Добавить правило».
3. Выберите маршрут, который должен применяться, если правило сработает.
4. Укажите режим проверки: «Все условия (AND)» — сработает, только если верны все условия сразу, или «Любое условие (OR)» — достаточно одного совпадения.
5. Укажите приоритет правила (меньше число — выше приоритет, если подходит несколько правил).
6. Добавьте одно или несколько условий: выберите поле документа (например, «Сумма»), оператор сравнения и значение.
7. Нажмите «Сохранить».

Доступные операторы: = (равно), > (больше), >= (больше или равно), < (меньше), <= (меньше или равно), «в списке».

Условия строятся на полях самого типа документа — то есть можно сравнивать по любому числовому, денежному, текстовому полю или полю-списку, которое настроено у этого типа документа (см. раздел «Типы документов»).