Справочник: стадии, статусы и права
#Стадии документа
Стадия — это то, где документ находится в своей жизни. Она общая для всех участников: и инициатор, и согласующие видят одну и ту же стадию.
| Стадия | Что означает | Что происходит дальше |
|---|---|---|
| Черновик | Документ создан, но не запущен. Виден только автору | Автор открывает его и нажимает «Запустить согласование» |
| На согласовании | Идут волны согласующих | Когда закрылась последняя волна согласования — «Согласован» |
| Согласован | Все визы собраны, подписи ещё нет | Документ переходит на стадию подписания |
| На подписании | Идёт волна подписания, обычно один руководитель | После подписи — «Утверждён» |
| Утверждён | Итог. Собирается комплект со штампами, документ попадает в реестр | Ничего, документ завершён |
Два исхода вместо «Утверждён»:
| Исход | Когда возникает | Можно ли продолжить |
|---|---|---|
| Отклонён | Согласующий с правом «отклонить» прекратил согласование | Нет. Нужно создавать документ заново |
| Отозван | Инициатор (или администратор) забрал документ с маршрута | Да, документ возвращается автору |
Возврат на доработку стадию не меняет: документ остаётся «На согласовании», просто ждёт исправлений от инициатора.
#Личный статус согласующего
Не путайте со стадией документа: это ваша личная отметка в разделе «На согласование» — что именно от вас сейчас требуется.
| Ваш статус | Что означает |
|---|---|
| К выполнению | Документ только что дошёл до вас, вы его ещё не открывали |
| В работе | Вы открыли документ, но решения не приняли |
| Отправлен на доработку | Вы вернули документ инициатору и ждёте исправленную версию |
| Повторная проверка (круг N) | Инициатор исправил и прислал снова, документ опять у вас |
| Согласовано | Вы согласовали |
| Отклонено | Вы отклонили |
| Отозвано | Инициатор забрал документ с маршрута, решение от вас больше не нужно |
#Статусы документа в реестре
Реестр — про судьбу уже утверждённого документа, поэтому статусы там другие. Первые четыре Кабинет считает сам по полю срока действия, последние два ставит человек.
| Статус | Кто ставит | Что означает |
|---|---|---|
| Активно | Кабинет | Срок действия ещё не истёк |
| Скоро истекает | Кабинет | До окончания срока осталось 30 дней или меньше |
| Просрочено | Кабинет | Срок действия истёк |
| Бессрочно | Кабинет | Срок действия не указан |
| В архиве | Модератор или администратор | Документ больше не в работе, но хранится |
| Расторгнут | Модератор или администратор | Договор расторгнут досрочно |
#Кто что может — роли доступа
Роль доступа назначается сотруднику один раз в «Настройки» → «Роли доступа». Не путайте её с ролью согласующего («Юрист», «Финдиректор») — та живёт в маршрутах и назначается отдельно.
| Что можно делать | Пользователь | Модератор | Администратор |
|---|---|---|---|
| Создавать и запускать свои документы | да | да | да |
| Согласовывать назначенные документы | да | да | да |
| Видеть свои документы и реестр | да | да | да |
| Менять статус документа в реестре, массовые действия | нет | да | да |
| Создавать и править маршруты | нет | да | да |
| Настраивать типы документов и поля | нет | да | да |
| Роли доступа, роли согласующих, уведомления, тариф | нет | нет | да |
| Видеть все документы компании (переключатель «Показывать: Все») | нет | да | да |
Раздел «Настройки» в верхнем меню видят только модератор и администратор. Модератору внутри «Настроек» доступна одна вкладка — «Типы документов».
Отдельно от роли доступа права даёт сама роль в документе:
| Роль в документе | Что доступно |
|---|---|
| Инициатор | Запустить, отозвать, доработать и отправить снова, удалить в корзину |
| Согласующий текущей волны | Согласовать, вернуть на доработку, отклонить, запросить уточнение — с учётом прав, выданных в маршруте |
| Наблюдатель | Видит документ и может комментировать, но не голосует и не влияет на маршрут |
| Информированный | Получил уведомление об утверждении и видит документ |
| Заместитель | Может проголосовать за основного ответственного, если тот недоступен. Только из карточки документа |
Последнего администратора снять нельзя — Кабинет не даст остаться без администратора.
Пример из жизни. В компании «Ромашка» делопроизводитель получает роль Модератора: он настраивает типы документов и маршруты, ведёт реестр, но не может выдавать роли и не видит тариф. Финансовый директор остаётся Пользователем — он только согласует то, что ему приходит.