Настройка типов документов

#Как включить нужный тип документа?

Раздел доступен на вкладке «Настройки» → «Типы документов» (виден Модератору и Администратору).

1. Откройте «Настройки» → «Типы документов».
2. В списке найдите нужный тип — например, «Договоры» или «Заявки на закупку».
3. Включите переключатель напротив него.
4. Тип сразу становится доступен в мастере создания документа (раздел «Создать»).

По умолчанию сразу после установки включён только один тип — «Заявка на разработку документа»; остальные типы нужно включить вручную под задачи вашей компании.

Готовые типы документов (можно включать любые в любом сочетании):

• Договоры
• Финансовые заявки
• Заявки на закупку
• HR-документы
• Отпуска и командировки
• Заявления сотрудников
• Регламенты и положения
• Доверенности
• Планирование и бюджеты
• Проектные инициативы
• Заявка на разработку документа

Каждый тип, кроме «Заявки на разработку документа», уже содержит набор подтипов — например, у типа «Договоры» есть подтипы «С поставщиком», «С клиентом», «Аренда» и другие. Подтипы также можно включать и выключать — под названием типа откройте блок «Подтипы».

Кроме готовых типов можно добавить свой: в конце списка введите название в поле «Название нового типа…» и нажмите «Добавить тип».

Полный список готовых типов со всеми подтипами и полями — в справочнике типов документов.

#Как настроить поля документа для типа?

У каждого типа документа есть набор полей — реквизитов, которые сотрудник заполняет при создании документа (например, «Контрагент», «Сумма», «Срок оплаты»).

1. Откройте «Настройки» → «Типы документов».
2. Разверните нужный тип (или подтип — у подтипов может быть свой набор полей).
3. Нажмите «Настроить поля типа» (у подтипа — иконку настройки рядом с его названием).
4. В открывшемся окне «Поля документа» вы увидите список уже существующих полей: код, название, тип поля, обязательность, раздел карточки.
5. Чтобы добавить поле, заполните форму «Добавить поле»: код (техническое имя без пробелов), название (то, что увидит пользователь), тип поля — Текст, Многострочный текст, Число, Деньги, Дата, Список, Флажок или Пользователь, — отметьте, обязательно ли поле для заполнения, и раздел карточки, куда оно попадёт.
6. Нажмите «Сохранить схему».

Три поля — «Контрагент», «Сумма» и «Ответственный» — системные: их код менять нельзя, интерфейс предупредит об этом отдельно.

#Как включить, переименовать или удалить подтип?

1. Откройте «Настройки» → «Типы документов».
2. Разверните нужный тип и откройте блок «Подтипы».

3. Дальше по задаче:

   • включить или выключить — переключатель справа от названия. У выключенного стоит пометка «выкл»;
   • переименовать — кнопка с карандашом, введите новое название и нажмите «Сохранить»;
   • настроить поля подтипа — кнопка с шестерёнкой (у подтипа может быть свой набор полей);
   • добавить свой подтип — поле «Название подтипа…» внизу списка и кнопка «Добавить»;
   • удалить — кнопка с корзиной и подтверждение.

Удалить получится не всякий подтип: если он идёт с приложением по умолчанию или по нему уже есть документы, Кабинет ответит «Нельзя удалить: дефолтный подтип или есть документы с таким подтипом.» В этом случае просто выключите подтип — он исчезнет из выбора при создании документа, а старые документы останутся нетронутыми.

#Как привязать маршрут к типу документа?

1. Откройте «Настройки» → «Типы документов».
2. Разверните нужный тип.
3. В блоке «Маршруты согласования» выберите маршрут в списке «+ Привязать маршрут…».

Привязанные маршруты показаны рядом с названием типа. Если маршрут не задан, так и написано: «маршрут не задан» — документы этого типа сотрудник запустить не сможет, пока маршрут не появится.

То же самое настраивается и с другой стороны: в разделе «Маршруты» у маршрута есть блок «Применять к типам документов», см. раздел «Маршрут согласования».

#Как удалить тип документа?

1. Откройте «Настройки» → «Типы документов».
2. Нажмите кнопку «Действия» в строке типа.
3. Выберите «Удалить» и подтвердите.

Удаление необратимо. Тип, у которого есть привязанные маршруты или созданные документы, удалить нельзя — Кабинет ответит «Есть привязанные маршруты или документы. Сначала отвяжите их.»

Если тип просто не нужен сотрудникам — не удаляйте его, а выключите переключателем. Это безопаснее: документы и история остаются на месте.