Кабинет СЭД: проверенное согласование документов в Битрикс24

Для кого классическая версия

Классический Кабинет СЭД сделан для компаний, где согласование — это регламент, а не обсуждение. Типичный клиент: производство или торговая сеть, сотни сотрудников, десятки договоров и счетов в неделю, юридическая служба, финансовый блок и генеральный директор, который подписывает только то, что прошло все проверки.

Таким компаниям важно три вещи: чтобы каждый документ шёл по утверждённому маршруту, чтобы было видно, где он застрял, и чтобы через год можно было восстановить, кто и что одобрил. Вокруг этих задач и устроена классика.

Дашборд: весь документооборот на одном экране

Руководитель открывает Кабинет и сразу видит картину: сколько документов в работе, что просрочено, сколько завершено за месяц и какой средний цикл согласования. Ниже — на ком висят документы и сколько дней ждут, что выходит из срока, распределение по типам документов и живая лента решений.

Вопрос «где договор?» больше не задают в чате — ответ на дашборде.

Очередь «На согласование»: что ждёт вашего решения

У каждого сотрудника два рабочих списка. «Мои документы» — всё, что он запустил, со стадией и тем, у кого документ сейчас. «На согласование» — что ждёт именно его решения, с подсветкой просроченного и быстрым решением прямо из списка.

Карточка документа: документ, решение и путь — вместе

Карточка собирает всё, что нужно для решения:

• Документ прямо в окне — без скачивания, с масштабом, печатью и полноэкранным режимом.
• Комментарий инициатора — зачем документ и на что обратить внимание.
• Решение — «Согласовать», «Доработать», «Отклонить». Можно загрузить свою правку файлом.
• «Где документ сейчас» — стадия, кого ждём, сколько рабочих дней осталось, что будет дальше.
• Вкладки — сведения о документе, согласующие, комментарии и полная история.

Во вкладке «Согласующие» видно весь путь: этапы, кто согласовал, когда и с каким комментарием. Сюда же можно добавить наблюдателей — они видят документ и комментируют, но не голосуют.

Маршруты: строгий порядок согласования

Маршрут — главный инструмент классики. Он описывает, через кого пройдёт документ, и не даёт его «срезать». Маршрут строится по стадиям: На согласовании → На подписании → Утверждён.

• Волны. Внутри стадии — волны: «Юридическая проверка», «Финансовое согласование», «Подпись генерального директора». Внутри волны участники согласуют параллельно или по очереди.
• Блокирующие этапы. Если участник блокирующей волны отклоняет документ, маршрут останавливается.
• Роли вместо фамилий. В маршруте стоит «Юрист» или «Финансовый директор». Конкретный человек подставляется при запуске — маршрут не ломается, когда люди меняются.
• Участники по оргструктуре — например, руководитель инициатора вычисляется автоматически.
• Сроки на каждую волну в рабочих днях и общий ожидаемый срок по маршруту.
• Условия — отдельная вкладка для условных участников.
• Информирование после утверждения — кого уведомить, когда документ утверждён.
• Маршрут под тип документа — свой для договоров с поставщиками, счетов, приказов; один отмечается маршрутом по умолчанию.

Запуск документа: ничего не забыть

Мастер создания ведёт по шагам: тип документа, название, комментарий, контрагент, сумма, файлы. Справа — предпросмотр маршрута по выбранному типу: какие волны, кто в каждой, кто кого замещает и какой ожидаемый срок. Чек-лист готовности не даст запустить согласование без файла или обязательных полей.

Результат: утверждённый документ и полный след

Когда все волны пройдены, документ получает статус «Утверждён» и попадает в реестр. В карточке видно, что согласовали 4 из 4 участников, — с датами и комментариями каждого. Формируется итоговый PDF с листом согласования, а бот Битрикс24 присылает ссылку на него.

Реестр хранит утверждённые документы — договор можно найти и через год вместе со всей историей согласования.

Настройки: роли, заместители, типы документов

• Типы документов — договор поставки, договор услуг, счёт, служебная записка, приказ — со своими полями и маршрутами.
• Роли согласующих — кто сейчас юрист, финансовый директор, главный бухгалтер — и их заместители на время отпуска.
• Роли доступа — кто видит свои документы, документы отдела или все.
• Уведомления — бот в чате Битрикс24: «ваш ход», «вернули на доработку», «утверждён».

Корпоративная версия: поставка под запрос

Классический Кабинет СЭД поставляется как корпоративная версия — отдельная установка под компанию. Её можно развернуть там, где удобно клиенту:

Так работают наши клиенты: MR.DOORS — на VibeCode Битрикс24, Бакор — на нашем выделенном сервере. Что входит во внедрение:

• настраиваем типы документов, маршруты, роли и заместителей под регламент компании;
• переносим документы из прежней системы согласования — в MR.DOORS так перешли 1 189 сотрудников и 518 документов без единой потери;
• дорабатываем под особые правила компании и обучаем сотрудников;
• дальше развиваем вместе с командой клиента.

Классика или новое поколение

Подробно о новом поколении — в статье «Кабинет СЭД: новый подход к документообороту в Битрикс24».

Частые вопросы