Кабинет СЭД: новый подход к документообороту в Битрикс24

Идея: согласование как совместная работа

В Битрикс24 документы обычно согласуют задачами и бизнес-процессами. Это работает, пока согласующих двое. Дальше начинается знакомое: замечания живут в почте, уточнения — в мессенджере, правки — в файлах «финал_2», а через полгода никто не может сказать, какую редакцию подписали.

Мы собрали Кабинет СЭД вокруг трёх принципов:

• Документ — это место, где идёт работа. У каждого договора своя переписка с ответами и @упоминаниями, как в мессенджере. Обсуждение не уходит в почту и не теряется.
• Всё видно, ничего не скачивается. Документ открывается прямо в окне, любые две версии сравниваются, каждая правка видна как «было → стало».
• Агент готовит — человек решает. ИИ-агент разбирает документы, предлагает маршрут и подсвечивает риски. Любое его действие видно в журнале, решение всегда за человеком.

Получилось то, чего в Битрикс24 раньше не было: документооборот, который объединяет переписку, почту и совместную работу над текстом, — с ИИ-агентом внутри.

Из чего состоит продукт

Дальше — подробно про каждый модуль.

Документы и согласование: всё в одном окне

Сердце продукта — карточка документа. Она устроена как рабочий чат по договору:

• В центре — переписка участников. Запрос инициатора закреплён сверху, дальше — ответы, @упоминания, вложения. Видно, кто прочитал, а при возвращении к документу — что нового с вашего прошлого визита.
• Справа — документ. Открывается сразу, без скачивания, в том числе на весь экран. Рядом — все файлы согласования и сведения о контрагенте с проверкой через data dance: суды, приставы, банкротство.
• Внизу — ваше решение. Кнопки зависят от роли: согласовать, вернуть на доработку, отклонить, подписать. Агент коротко пишет, что изменилось и на что обратить внимание.
• «Напомнить» — одна кнопка, чтобы поторопить того, кто задерживает.

Каждый согласующий видит свою очередь «Ждут меня»: что согласовать, что подписать, где срок сегодня и где агент нашёл замечания.

Файлы и версии: каждая редакция под контролем

Договор почти никогда не согласуется одним файлом: спецификация, протокол разногласий, доверенность, акты. В Кабинете СЭД все файлы согласования живут в одной карточке, и у каждого — своя история версий.

• Правки прямо в тексте. Согласующий выделяет фрагмент и предлагает правку — она появляется как «было → стало». Инициатор принимает или отклоняет, правки вносятся в документ как рецензирование.
• Версии фиксируются сами. Новая версия создаётся, когда инициатор её фиксирует или когда документ переходит к следующей волне. Загрузили новый файл — это тоже новая версия.
• Сравнение любых двух версий: зачёркнуто — было, подчёркнуто — стало. Больше не нужно сравнивать редакции глазами.
• Итоговые PDF с листом согласования. По каждому файлу согласования формируется итоговый PDF с листом согласования: кто, когда и какое решение принял. Такой комплект не стыдно отправить контрагенту, в банк или аудитору.

Маршруты: кто согласует и в каком порядке

Маршрут описывает путь документа. Он строится из волн: внутри волны участники согласуют параллельно, следующая волна начинается, когда завершилась предыдущая.

• Порядок внутри волны: по очереди, все сразу или «достаточно одного».
• Участники по ролям: «Юрист», «Финансы», «Руководитель инициатора». Роль назначается один раз в настройках, а маршрут работает, даже когда люди меняются.
• Сроки на участие и напоминания тем, кто задерживает.
• Свой маршрут под тип документа: договор поставки, счёт, приказ и NDA идут разными путями. Маршрут выбирается при запуске, агент подсказывает подходящий.
• Готовый старт: маршрут «Согласует руководитель» создаётся сразу при установке, первый документ можно запустить за минуту.

Маршруты настраивает администратор приложения — без программиста и без схем бизнес-процессов.

ИИ-агент: рутина — агенту, решения — людям

Агент встроен в каждый шаг работы с документом:

Контроль над агентом. На экране «Агент работает» видно, что агент делает сейчас и что уже сделал. Задачу можно поставить на паузу или остановить, а в журнале видна каждая операция. Что агент делает сам, а что только с вашего согласия, настраивает администратор.

Почта: согласование начинается с письма

Большая часть договоров приходит по почте. Поэтому почта — часть Кабинета, а не отдельная программа. Опция подключается по желанию, без неё Кабинет полностью работает.

• Подключение рабочих ящиков — общих (docs@, zakupki@) и личных.
• Разбор писем агентом: агент определяет, что пришло, — проект договора, подписанный скан, счёт — и предлагает следующее действие.
• Запуск согласования прямо из письма — без пересылки и скачивания вложений.
• Связь с контрагентом: в письме видно, какой это контрагент и к какому договору относится переписка.

Реестр и сводка

Реестр — хранилище подписанных документов: папки по типам и контрагентам, сроки действия, быстрый доступ к любому договору и его истории согласования.

Сводка — экран руководителя: что застряло, на ком висит, что просрочено и где узкое место. Без ручных отчётов и вопросов «где договор».

Настройки: продукт подстраивается под компанию

• Типы документов с нужными полями карточки.
• Роли согласующих — кто юрист, кто финансы, кто подписывает.
• Права доступа: кто видит свои документы, документы отдела или все.
• Сотрудники подтягиваются из Битрикс24.
• Агент: проверка документа перед запуском, сообщение согласующим, тон сообщений.
• Тариф и счета — прямо в приложении.

Агент сам проверяет настройки и подсказывает, что поправить, — например, роль без заместителя.

Чем это отличается от штатных средств Битрикс24

Штатные средства по-прежнему хороши для простых процессов. Кабинет СЭД нужен, когда документов много, согласующих больше двух, а к договорам возвращаются через месяцы.

Два способа внедрить

Своя версия — это не просто установка, а проект: разбираем, как у вас устроен документооборот, переносим данные из старой системы, настраиваем маршруты и агента, обучаем людей и дальше развиваем решение вместе с вашей командой.

С чего начать

1. Выберите один тип документов — обычно договоры с поставщиками.
2. Оставьте заявку на демо или пилот — покажем Кабинет СЭД на ваших документах.
3. Заведите роли согласующих и маршрут под этот тип.
4. Прогоните несколько реальных документов с командой.
5. Переведите на новый порядок весь этот тип, а потом — следующие.

Если документооборот сложный или нужна своя версия под ваши правила — начнём с разбора процесса.

Что дальше в продукте

В разработке — передача решения заместителю, расширенные маршруты с эскалациями, мониторинг контрагентов по подписке и интеграции с 1С, Диадоком и СБИС. Новости — в канале «Цифровая Мощь».

Частые вопросы